مدیریت جلسه برای مدیران

مدیریت جلسات برای مدیران…

زمانی که هنوز کار سازمانی می‌کردم و در واقع در استخدام یک شرکت بودم، همکاری داشتیم که به طرز آزاردهنده‌ای عاشق جلسه گذاشتن بود. زمانی که مثلاً می‌خواستم فقط یک جمله بگویم که مثلاً موعد تحویل فلان پروژه آخر هفته است می‌گفت «بیاید یه جلسه بگذاریم راجع بهش حرف بزنیم». شاید نزدیک به ده سال از آن روزها گذشته باشد و این همکار ما، تا آنجا که خبر دارم، کماکان در حال برگزاری جلسه است!

«جلسات نماد کار سازمانیِ مدیریتی‌اند». مدیران اظهار می‌دارند که حدود ۷۰ درصد زمان کاری آنها در جلسات می‌گذرد. همین امر است که موجب می‌شود مدیران، در هر سطحی معمولاً سرشان بیش از حد شلوغ باشد. نکته اینجاست که وقتی هم از آنها می‌خواهید که این جلسات را کم کنند یا مدیریت کنند، اغلب اظهار می‌دارند که شرایط کاری اجازه چنین امری را به آنها نمی‌دهد. این «پر-جلسگی» موجب شده است که مدیران نه تنها نتوانند برنامه‌ها و پروژه‌های مهمشان را سر وقت انجام دهند بلکه از رشد فردی خویش هم باز بمانند.

طی این سال‌هایی که کار مشاوره انجام می‌دهم، یکی از شکایات همیشگی مدیران همین بوده است که من وقت ندارم و من جلسه دارم. یکی از مهمترین مواردی که جلسات مشاوره‌ام را کنسل کرده یا به وقت نامعلوم دیگری موکول کرده نیز همین بوده است: جلسه داریم؛ جلسه برنامه‌ریزی نشده…

این سوال همیشه برایم وجود داشته‌است که چطور می‌شود جلساتی را مدیریت کرد و آنها را در یک ظرف محدود زمانی قرار داد به طوری که هم قابل کنترل باشد و هم چالش در سازمانها ایجاد نکند.

مواردی که در زیر آورده‌ام، پاسخ به همین سوال است:

1. جلسات منظم را در انتهای روز برگزار کنید. در ابتدای روز خلاقیت و ظرفیت ذهنی در بالاترین وضعیت خویش است و بهتر است آن را برای موضوعات واقعاً مهم صرف نمایید (مانند برنامه‌ریزی، توسعه فردی و سازمانی، فعالیتهای پیشگیرانه صنعتی و …)
2. جلسات کوتاه را سرپا برگزار کنید. راحت نشستن یکی از مواردی است که طولانی شدن جلسه را موجب می‌شود
3. یک محدودیت زمانی برای جلسه قائل شوید. این موجب می‌شود که انتظار داشته باشیم مثلاً طی یک ساعت به نتیجه برسیم و این فشار زمانی ایجاد می‌کند که از بحث منحرف نشویم و کار را به سرانجام برسانیم. این محدویت را در ابتدای جلسه مطرح می‌کنیم
4. هر از گاهی جلسات را لغو کنید! جلسه فقط زمانی باید برگزار شود که نیاز است؛ وقتی دستورجلسه کامل نیست یا جلسه کمکی به پیشبرد کارتان نمی‌کند لغوش کنید. این موجب می‌شود جلساتی که برگزار می‌شوند اثربخش‌تر و کاراتر باشند و افراد هم ببینند که بالاخره جلسه یک خروجی مفید دارد
5. دستور جلسه داشته‌باشید. به دستورجلسه پایبند باشید و زمان را هم با دقت بسنجید. این کمک می‌کند که افراد برای جلسه آماده باشند، روی موضوع تمرکز کنند و کارمحور باقی بمانند. اگر به دستورجلسه پایبند باشید، خیلی امور بیرون از جلسه به انجام می‌رسند. در ابتدای جلسه خوب است که دستورجلسه را مجددا بخوانید. جلسه را ثبت و ضبط کنید (با نوشتن، ضبط صوتی، فیلم‌برداری و …) تا اطمینان حاصل شود که فعالیتهای تخصیص‌یافته فراموش نمی‌شوند؛ پیگیریها صورت می‌گیرد و همه می‌دانند چه انتظاراتی از آنها می‌رود.
6. جلسات را سر وقت شروع کنید. این کمک می‌کند که افراد به موقع برسند. حتی می‌توانید از زمانهای نامتعارفی مثل ۸:۱۷ استفاده کنید که ذهن افراد را حساس و هشیار نگه می‌دارد.
7. صورت جلسه را آماده کرده و آن را پیگیری کنید.
8. برای جلسات کوتاه، در صورت امکان شما به دفتر زیردستانتان بروید

در نهایت، اینها مواردی است که ما به صورت فردی می‌توانیم به کار گیریم؛ گام بعدی که می‌تواند در بهبود وضعیت کل سازمان مناسب باشد این است که این موارد برای همه مدیران و همه افراد در سازمان نهادینه شود؛ امری که مدیران ارشد می‌توانند به خوبی نقطه شروع آن باشند.

با نگاهی به مهارتهای مدیران، کامرون و وتن